Czym jest zarządzanie umowami (Contract Management)?

Od kilkunastu lat działam obszarze zarządzania umowami. Paradoksalnie nie zdawałem sobie sprawy, iż poszczególne elementy związane z tym zagadnieniem, również były przedmiotem mojego zainteresowania znacznie wcześniej, zanim poznałem to pojęcie.

Warto zadać pytanie czym właściwie jest zarządzanie umowami (z ang. Contract Management)?

Jak zdefiniować to pojęcie?

W mojej ocenie najbardziej trafna definicja jest następująca:

Zarządzenie relacjami umownymi „E2E (z ang. End to End)”, od przygotowania do negocjacji umowy, poprzez jej realizację i interpretację, aż do zakończenia kontraktu, zarchiwizowania i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

 W praktyce właśnie określenie zakresu zadań dla tego obszaru jest postrzegane przez różne organizacje zupełnie inaczej.

Dlaczego tak się dzieje?

Zarządzanie umowami na rynku pracy jest coraz bardziej popularnym aspektem ogłoszeń o pracę. Lektura dostępnych ofert może już dać częściową odpowiedź na takie pytanie.

Na wstępnie należy zaznaczyć, iż zespoły zarządzania umowami, budowane są z reguły w większych podmiotach, które można określić mianem korporacji. Często zespoły te są międzynarodowe i działają według ujednoliconych schematów, które niekoniecznie mogą być w linii z ustawodawstwem krajowym.

Z moich doświadczeń wynika, iż najczęściej spotykane są następujące modele dla działań zespołu zarządzania umowami, każdy następny należy potraktować jako rozszerzenie poprzedniego:

1. zespół, który skupia się aspekcie administracyjno – archiwizacyjny,
2. zespół, który dokonuje wykładni, wskazuje kierunki działań oraz zajmuje się dokumentowanie przebiegu kontraktu,
3. zespół, który zarządza roszczeniami oraz zmianami umowy,
4. zespół, które dodatkowo zarządza większością aspektów związanych z realizacją umowy (ten model jest spotykany najrzadziej).

A gdzie w organizacji może być umieszczony taki zespół.

Czasami są one częścią projektu, z reguły natomiast osobną organizacją, której zadaniem jest wspieranie projektów w realizacji ich zadań. Na końcu spotykany jest też model, gdzie zarządzanie umowami jest umieszczone w ramach działu prawnego, który dzieli się wtedy zasadniczo na dwa piony: jeden, który zajmuje się wewnętrznymi sprawami przedsiębiorstwa np. uchwałami zarządu, regulaminami, wsparciem działów personalnych i wszelkimi umowami związanymi z wewnętrzną obsługą przedsiębiorstwa i drugi powiązany z częścią biznesowo – operacyjną, która działa już bezpośrednio w projekcie.

Na końcu słowa wstępnego, konieczne jest spojrzenie na predyspozycje merytoryczne do wypełniania takich zadań.

Większość osób pełniących takie role (z ang. Contract Manager) to prawnicy, bardzo często posiadający uprawnienia zawodowe, a jednocześnie mający znaczne doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Rzadziej ale zdarzają się osoby mające doświadczenie z zakresu finansów, zarządzania dokumentacją, a także zarządzania projektami.

W mojej ocenie do prawidłowego wykonywania czynności z tego zakresu, wiedza prawnicza jest konieczna, w szczególności jeżeli miałby taki zespół zajmować się szerokim wachlarzem zadań, które mogą być przedmiotem jego działania (model c i d).

Doświadczenie z zarządzania projektami jest też niezwykle istotne, co wykażę w dalszej części wystąpienia. Taki prawnik, nie tylko potrafi sfomułować prawidłowe z punktu widzenia prawa i interesów klienta tezy prawne ale również ma zdolność spojrzenia na realizowane zadania z punktu widzenia biznesu. Jest to niezwykle ważne, bo z moich doświadczeń wynika, iż często rekomendacja wskazywana przez zewnętrzny zespół prawy, która była pod kątem prawnym bardzo dobra, w przypadku zastosowania jej w określonej sytuacji biznesowej, zmieniała swój wydźwięk i na końcu zamiast sukcesu, trzeba było wyłożyć znaczne środki finansowe i szukać nowych rozwiązań. I kończąc ten wątek, tak rozbudowane zadania (w szczególności w modelu c i d) nie mogą co do zasady być wykonywane przez jedną osobę. Zespół wtedy musi być większy, następuje podział zadań i specjalizacja. Ponadto z doświadczenia można wskazać, iż rozbudowanych organizacjach zespół zarządzania umowami może być nawet największą komórką w projekcie. Spotkałem się też z sytuacjami, iż ten zespół w praktyce przejmował zarządzania całym projektem, w szczególności zdarzało to się w sytuacjach, gdy projekt zaczynam mieć problemy realizacyjne i dochodziło do coraz większych sporów z drugą stroną kontraktu.

Autor

Maciej Osiewacz

Radca prawny